Att be AI göra research, analysera information, dra slutsatser, skriva en text och kontrollera resultatet i samma instruktion kan ge ett imponerande svar. Problemet är att du får väldigt liten kontroll över vad som händer på vägen.

Ett smartare arbetssätt är att dela upp uppgiften i flera steg där resultatet från ett steg blir underlag för nästa.

Du bygger helt enkelt ett AI-arbetsflöde.

Varför en enda stor prompt inte alltid är bäst

Anta att du ska köpa en ny bärbar dator och har samlat information om sex modeller.

Du skulle kunna skriva:

Jämför de här datorerna och säg vilken som är bäst för mig.

Du får förmodligen ett svar. Men flera saker sker då samtidigt.

• AI:n måste förstå informationen.
• Den måste avgöra vilka egenskaper som är viktiga.
• Den måste jämföra modellerna.
• Den måste väga olika fördelar mot varandra.
• Den måste avgöra vad som passar just dig.
• Den måste formulera en rekommendation.

Om något blir fel är det svårt att se var felet uppstod.

Delar du i stället upp processen kan du kontrollera varje steg innan du går vidare.

Steg 1: Börja med att strukturera informationen

Det första steget behöver inte innehålla någon analys alls.

Be AI:n att bara organisera materialet.

Exempel:

Här är information om sex bärbara datorer. Skapa en tabell med modell, processor, RAM, lagring, vikt, batteri, skärm och pris. Dra inga slutsatser ännu. Skriv ”uppgift saknas” där informationen inte finns.

Det sista är viktigare än det kanske verkar.

Du vill inte att AI:n fyller luckorna med vad den tror är rätt. Du vill först veta vilket underlag du faktiskt har.

Steg 2: Kontrollera underlaget innan analysen börjar

När informationen är strukturerad kan du göra något som ofta hoppas över:

kontrollera om materialet över huvud taget räcker för att fatta ett bra beslut.

Fråga:

Vilken information saknas för att kunna göra en rättvis jämförelse mellan modellerna?

AI:n kanske upptäcker att batteritiden anges för vissa modeller men inte andra, att priserna kommer från olika tidpunkter eller att två datorer har olika versioner av samma processor.

Det är betydligt bättre att upptäcka detta nu än efter att AI:n redan har utsett en vinnare.

Steg 3: Bestäm kriterierna separat

Nästa steg är inte att välja dator.

Först ska du bestämma vad som faktiskt betyder något.

Du kan exempelvis skriva:

Jag använder datorn för webbläsare med många flikar, Office, videomöten och enklare bildredigering. Jag reser ungefär två gånger i månaden och vill kunna använda datorn i minst fem år. Vilka sex kriterier bör väga tyngst när jag jämför modellerna?

Nu får du ett beslutsunderlag innan produkterna börjar bedömas.

Det minskar risken att AI:n låter en lättjämförd egenskap, som mängden lagring eller priset, få större betydelse än den borde.

Steg 4: Ge kriterierna olika vikt

Här kan du gå ett steg längre.

Alla kriterier behöver inte vara lika viktiga.

För en person kanske låg vikt är avgörande. För en annan spelar vikten nästan ingen roll medan prestanda är viktigast.

Be därför AI:n skapa en viktning.

Exempel:

• Prestanda: 25 procent
• Batteritid: 20 procent
• Förväntad livslängd: 20 procent
• Vikt: 15 procent
• Skärm: 10 procent
• Pris: 10 procent

Kontrollera sedan viktningen själv.

Om priset är mycket viktigt för dig kanske 10 procent är alldeles för lite. Då ändrar du modellen innan jämförelsen fortsätter.

Steg 5: Låt AI:n göra själva analysen

Först nu är det dags att jämföra alternativen.

Instruktionen kan vara:

Bedöm nu varje modell utifrån våra sex kriterier och den viktning vi har bestämt. Använd bara informationen i materialet. Om underlag saknas för ett kriterium ska du markera det i stället för att anta ett värde.

Det här är en helt annan analys än att bara fråga vilken dator som är bäst.

Du har gjort själva beslutsmodellen synlig.

Steg 6: Kör ett känslighetstest

Här kommer ett betydligt mer avancerat knep.

Om en rekommendation bygger på flera viktade kriterier kan du undersöka hur stabil slutsatsen egentligen är.

Be AI:n ändra förutsättningarna:

Gör om jämförelsen med pris dubbelt så viktigt. Förändras vinnaren?

Fortsätt sedan:

Gör en tredje jämförelse där batteritid och låg vikt prioriteras högst. Hur förändras resultatet?

Det här liknar en förenklad känslighetsanalys.

Om samma modell vinner oavsett hur rimliga prioriteringar förändras är rekommendationen relativt robust.

Om vinnaren däremot ändras så fort en vikt justeras lite vet du att beslutet är betydligt mer känsligt.

Steg 7: Skapa en separat kritiker

När analysen är klar kan du ge AI:n en helt ny uppgift.

Den ska inte längre försöka hitta den bästa datorn.

Den ska försöka hitta fel i analysen.

Skriv exempelvis:

Agera nu som en kritisk granskare. Leta efter svaga antaganden, orättvisa jämförelser, saknad information och andra problem i analysen. Försök inte försvara den tidigare rekommendationen.

Det här är ett användbart sätt att separera två uppgifter som annars lätt blandas ihop:

att skapa en slutsats och att försöka hitta fel i slutsatsen.

Steg 8: Be om rekommendationen sist

Först efter strukturering, kontroll, kriterier, analys och kritik behöver du be om ett slutligt svar.

Exempel:

Gör nu en slutlig rekommendation. Ange vilket alternativ du skulle välja, varför och vilka osäkerheter som fortfarande finns. Beskriv också vad som skulle kunna få dig att ändra rekommendationen.

Den sista meningen är särskilt användbar.

En rekommendation blir mer värdefull om du vet under vilka förutsättningar den inte längre gäller.

Samma metod fungerar för mycket mer än produktjämförelser

Datorexemplet är enkelt att förstå, men arbetsmetoden kan användas för betydligt mer.

Du kan bygga liknande arbetsflöden när du exempelvis ska:

• jämföra flera offerter
• analysera en stor mängd kundkommentarer
• planera ett projekt
• granska ett längre dokument
• sammanställa mötesanteckningar
• jämföra olika resalternativ
• bearbeta en rapport
• planera innehåll till en webbplats

Det viktiga är inte exakt vilka steg du använder. Det viktiga är att du separerar uppgifter som kräver olika typer av tänkande.

Bygg olika AI-roller i samma arbetsflöde

Du kan dessutom låta AI:n arbeta från olika perspektiv i de olika stegen.

Ett arbetsflöde skulle exempelvis kunna innehålla:

1. Insamlaren som strukturerar information.
2. Analytikern som letar efter mönster.
3. Kritikern som försöker hitta fel.
4. Redaktören som gör resultatet begripligt.

Det behöver inte vara fyra olika AI-tjänster. Du kan göra allt i samma konversation genom att tydligt byta uppgift mellan stegen.

Ett annat exempel: från 200 kundkommentarer till något användbart

Anta att ett företag har fått 200 kommentarer från kunder.

Den enklaste instruktionen är:

Sammanfatta kommentarerna.

Men då riskerar mycket av den intressanta informationen att försvinna.

Ett bättre arbetsflöde skulle kunna vara:

1. Sortera kommentarerna i återkommande ämnen.
2. Räkna hur många kommentarer som tillhör varje ämne.
3. Identifiera positiva respektive negativa mönster.
4. Leta separat efter ovanliga men allvarliga problem.
5. Markera kommentarer som inte passar in i någon tydlig kategori.
6. Ta fram möjliga förbättringsområden.
7. Låt en kritiker ifrågasätta kategoriseringen.
8. Skapa en slutrapport först därefter.

Nu har AI:n inte bara sammanfattat text. Den har hjälpt dig att genomföra en strukturerad analys.

Lägg in kontrollpunkter där AI:n måste stanna

En smart detalj är att inte låta AI:n automatiskt gå vidare genom hela processen.

Skriv exempelvis:

Genomför bara steg ett. Vänta sedan på mitt godkännande innan du fortsätter.

Det gör att du kan kontrollera resultatet mellan stegen.

Om AI:n har kategoriserat materialet fel kan du korrigera det innan felet sprider sig vidare genom hela analysen.

Spara arbetsflödet när du hittar något som fungerar

Den verkliga vinsten kommer när samma typ av uppgift återkommer.

Om du varje månad analyserar försäljningssiffror, kundrespons eller projektrapporter behöver du inte börja från noll.

Dokumentera processen:

1. Vilket material ska lämnas till AI:n?
2. Vad ska kontrolleras först?
3. Vilka frågor ska ställas?
4. Vilka analyser ska genomföras?
5. Vilka kontrollsteg behövs?
6. Hur ska slutresultatet presenteras?

Du har då skapat något som är betydligt mer värdefullt än en bra prompt.

Du har skapat en återanvändbar arbetsprocess.

Automatisering är nästa nivå, men börja manuellt

Det går att ta principen ännu längre. AI-tjänster och automatiseringsverktyg kan i vissa fall kopplas ihop så att information skickas automatiskt mellan olika steg.

Men det är sällan klokt att automatisera en process innan du vet att processen fungerar.

Börja därför manuellt.

Kör arbetsflödet några gånger, se var AI:n gör misstag och förbättra instruktionerna. Först när processen är stabil är det värt att fundera på vilka delar som kan automatiseras.

Alla uppgifter behöver inte ett avancerat arbetsflöde

Det här betyder inte att varje AI-fråga ska delas upp i åtta steg.

Om du vill veta hur man fryser den översta raden i Excel behöver du knappast en analytiker, en kritiker och en känslighetsanalys.

Arbetsflöden blir intressanta när uppgiften innehåller flera moment, mycket information eller ett beslut där det spelar roll hur slutsatsen har tagits fram.

Den viktigaste skillnaden är kontroll

Att använda AI mer avancerat handlar inte nödvändigtvis om att skriva längre och mer komplicerade prompts.

Ofta handlar det om motsatsen.

Gör varje instruktion mindre, tydligare och lättare att kontrollera.

Låt AI:n först strukturera, sedan analysera, därefter kritisera och sist formulera resultatet.

Då kan du se hur slutsatsen växer fram och ingripa när något går fel.

Det är skillnaden mellan att bara be AI producera ett svar och att faktiskt bygga en process där AI:n blir en del av arbetet.

Den goda nyheten är att du sällan behöver börja med att radera sådant du faktiskt vill behålla. Det finns flera enklare saker att städa bort först. Här visar vi var du kan börja, både på iPhone och Android.

Börja med att se vad som tar plats

Innan du börjar radera saker är det smart att ta reda på vad som faktiskt fyller mobilen. Det är inte alltid bilderna som är boven.

På en iPhone går du till:

Inställningar > Allmänt > iPhone-lagring

På en Android-mobil hittar du informationen vanligtvis under:

Inställningar > Lagring

Exakt var inställningen finns kan skilja sig mellan olika Android-modeller.

Här får du en överblick över hur mycket utrymme som används av exempelvis appar, bilder, filmer och andra filer. Börja med det som tar mest plats.

1. Radera bilder och filmer du inte behöver

För många är kameran den största utrymmestjuven. Moderna mobilkameror tar bilder och spelar in filmer i hög kvalitet, vilket också innebär stora filer.

Gå igenom bildbiblioteket och leta framför allt efter sådant som är enkelt att rensa bort:

• dubbletter
• misslyckade bilder
• gamla skärmdumpar
• filmer du inte behöver
• bilder du fått skickade till dig och inte vill spara

Filmer är särskilt värda att kontrollera. Några längre videoklipp kan ta betydligt mer plats än hundratals vanliga fotografier.

2. Glöm inte papperskorgen

Har du raderat hundratals bilder men knappt fått något mer ledigt utrymme? Då kan bilderna fortfarande ligga kvar i mobilens papperskorg.

På iPhone hamnar raderade bilder i albumet Senast raderade och sparas där en tid innan de tas bort automatiskt.

Många Android-mobiler och fotoappar fungerar på liknande sätt.

Om du behöver utrymmet direkt kan du tömma mappen med raderade objekt manuellt. Kontrollera först att där inte finns något du vill återställa.

3. Ta bort appar du aldrig använder

Det är lätt att samla på sig appar. Ett spel du provade för ett år sedan eller en reseapp från förra semestern kan fortfarande ligga kvar och ta flera gigabyte.

Gå igenom applistan och fråga dig vilka appar du faktiskt använder.

På iPhone kan du öppna Inställningar > Allmänt > iPhone-lagring. Där ser du hur mycket utrymme varje app använder.

På Android kan du kontrollera apparna via inställningarna för lagring eller appar. Menyerna varierar något mellan olika tillverkare.

Är det en app du enkelt kan installera igen senare finns det sällan någon anledning att låta den ligga kvar bara för säkerhets skull.

4. Se upp med appar som blivit jättestora

Själva appen behöver inte vara särskilt stor. Det är innehållet som appen sparar som ibland växer rejält.

Det gäller exempelvis:

• sociala medier
• meddelandeappar
• podcastappar
• musikappar
• streamingtjänster

En app som från början bara tog några hundra megabyte kan med tiden använda flera gigabyte.

Om en app är oväntat stor kan du öppna dess egna inställningar och kontrollera om det finns nedladdningar eller annat sparat innehåll som går att ta bort.

5. Radera nedladdade filmer, musik och poddar

Har du laddat ned en tv-serie inför en resa? Sparat en spellista för att kunna lyssna utan internet? Laddat ned ett antal poddavsnitt?

Det är lätt att glömma bort sådana nedladdningar när resan eller behovet är över.

Öppna appar du använder för musik, poddar och strömmande video och kontrollera vad som finns sparat för användning offline.

Här kan det ibland gå att frigöra flera gigabyte på några minuter.

6. Städa bland gamla meddelanden och bilagor

En vanlig textkonversation tar nästan ingen plats. Bilder, filmer och andra bilagor som skickas i konversationerna är en annan sak.

Om du har haft samma mobil länge kan meddelandeappar innehålla flera års bilder och videoklipp.

Var särskilt uppmärksam på gruppkonversationer där många bilder och filmer skickas.

Kontrollera dock vad du tar bort. Vissa bilder eller meddelanden kan förstås vara sådant du vill spara.

7. Kontrollera mappen med hämtade filer

PDF-filer, biljetter, dokument, bilder och andra filer som du öppnat från webben kan bli liggande långt efter att du slutat behöva dem.

Öppna mobilens filhanterare och leta efter Hämtade filer eller Downloads.

Här finns ofta en blandning av gamla dokument och filer som går bra att radera.

8. Använd molnlagring för bilder

Om bilder och filmer tar nästan all plats behöver du inte nödvändigtvis radera dem. Ett alternativ är att lagra originalen i en molntjänst och låta mobilen behålla mindre versioner lokalt.

På iPhone kan iCloud-bilder användas tillsammans med funktionen för att optimera lagringen på telefonen.

På Android kan exempelvis Google Foto användas för säkerhetskopiering av bilder och filmer.

Kontrollera alltid att dina bilder verkligen är säkerhetskopierade innan du tar bort lokala original.

9. Rensa cache på Android

Android-appar kan lagra tillfälliga filer i en så kallad cache. Den gör ofta att appar fungerar snabbare, men ibland kan den växa sig onödigt stor.

På många Android-mobiler kan du öppna inställningarna för en enskild app och välja att rensa dess cache.

Menyn ser olika ut beroende på telefonmodell och Android-version.

Var noga med skillnaden mellan att rensa cache och att rensa appdata. Det senare kan ta bort inställningar och göra att du behöver logga in i appen igen.

10. Starta om mobilen efter städningen

När du har raderat stora mängder filer och appar kan det vara bra att starta om mobilen.

Det är ingen mirakelkur för lagringsutrymmet, men en omstart kan hjälpa systemet och appar att avsluta tillfälliga processer och uppdatera informationen om lagringen.

Hur mycket ledigt utrymme behöver mobilen?

Försök att inte vänta tills mobilen är helt full innan du börjar städa. Telefonen behöver ledigt utrymme för bland annat uppdateringar, nya bilder och tillfälliga filer.

Det finns ingen mängd ledigt utrymme som passar exakt alla, men några fria gigabyte ger betydligt bättre marginal än att ständigt ligga precis vid gränsen.

Om du regelbundet får varningar om att lagringen är full är det ett tecken på att det är dags att ändra hur bilder, nedladdningar eller appar hanteras.

Radera inte allt på en gång

När mobilen är nästan full är det frestande att börja radera stora mängder bilder och filer direkt. Börja hellre med sådant du enkelt kan få tillbaka.

Gamla appar, nedladdade poddar, offline-filmer och onödiga filer är bra första kandidater. Personliga bilder och filmer bör du däremot kontrollera en extra gång och gärna säkerhetskopiera innan du tar bort dem.

Med en liten genomgång då och då slipper du oftast den stora panikstädningen när mobilen plötsligt meddelar att utrymmet är slut.